Le processus de réception en entrepôt en Chine commence lorsqu'un colis national provenant d'un vendeur arrive dans un entrepôt de transbordement et se termine lorsque ce colis a été identifié, enregistré, contrôlé conformément aux exigences et préparé pour l'étape suivante de l'expédition. Pour les acheteurs étrangers, c'est à ce moment-là qu'une livraison nationale chinoise ordinaire devient une expédition internationale.
Il se peut qu’une page de suivi indique déjà “ livré ”, mais cela ne signifie pas pour autant que le colis soit prêt à quitter la Chine. L’entrepôt doit encore l’attribuer au bon client, vérifier le nombre de colis reçus, rechercher d’éventuels dommages de transport visibles, réaliser les photos ou contrôles de base demandés, et déterminer si les marchandises doivent attendre d’autres commandes, être reconditionnées, regroupées, renvoyées ou préparées pour un envoi international.
Cette étape revêt une importance encore plus grande lorsque vous achetez sur 1688, Taobao, auprès d'usines chinoises, d'agents d'approvisionnement ou de plusieurs fournisseurs à la fois.
En quoi consiste le processus de réception des marchandises dans les entrepôts chinois ?
Le processus de réception dans l'entrepôt chinois couvre les étapes opérationnelles entre la livraison nationale en Chine et l'acheminement international des colis.
En termes simples :
Vendeur → Service de livraison national chinois → Entrepôt de transbordement en Chine → Identification du colis → Contrôle à la réception → Confirmation du client → Regroupement ou reconditionnement → Expédition internationale
Pour un acheteur étranger, un entrepôt en Chine n'est donc pas simplement une adresse où quelqu'un réceptionne un colis.
C'est un point de contrôle.
Avant que vos marchandises ne soient expédiées à l'international, l'entrepôt vous offre la possibilité de vérifier les articles reçus, de les comparer à ce que vous attendiez, de résoudre les problèmes évidents tant que les marchandises se trouvent encore en Chine, et de regrouper plusieurs commandes chinoises en un seul envoi plus facile à gérer.
Cela s'avère particulièrement utile lorsque les fournisseurs ne proposent que des livraisons nationales en Chine. Les acheteurs qui ont besoin de ce type de service peuvent utiliser un service dédié Réception en entrepôt en Chine solution avant d'organiser la livraison à l'étranger.
Que se passe-t-il lorsqu'un colis arrive dans un entrepôt en Chine ?
Dans un entrepôt chinois bien géré, le processus de réception commence généralement par l'identification des marchandises plutôt que par l'ouverture des cartons.
L'entrepôt doit tout d'abord répondre à une question fondamentale :
À qui appartient ce colis ?
Ce n'est qu'ensuite que le colis pourra être associé au bon client et aux instructions d'acheminement correspondantes.
1. Le numéro de suivi national correspond
La plupart des vendeurs en Chine expédient leurs marchandises à l'entrepôt par l'intermédiaire de sociétés de messagerie nationales telles que SF Express, ZTO, YTO, STO, Yunda, JD Logistics ou de réseaux de livraison régionaux.
Chaque colis est généralement muni d'un numéro de suivi national chinois.
Ce chiffre est important car un entrepôt peut recevoir de nombreux cartons qui semblent presque identiques de l'extérieur. Les noms des fournisseurs, les notes manuscrites ou l'emballage ne suffisent pas toujours à eux seuls à identifier un acheteur étranger.
Par exemple, un acheteur peut attendre :
| Fournisseur | Colis national | Situation actuelle |
|---|---|---|
| Fournisseur A | Suivi A | Reçu |
| Fournisseur B | Suivi B | Reçu |
| Fournisseur C | Suivi C | Toujours en cours de transport |
Si l'acheteur se contente de dire : “ Ma commande n° 1688 est arrivée ”, cela pourrait ne pas constituer une information suffisante.
L'entrepôt traite des colis physiques. Les numéros de suivi nationaux permettent de relier ces colis au dossier de commande de l'acheteur.
C'est pourquoi vous devez conserver tous les numéros de suivi fournis par votre fournisseur chinois jusqu'à ce que l'entrepôt de transit confirme que le colis a bien été réceptionné et identifié.
2. Le colis est enregistré dans l'entrepôt
Une fois identifié, le colis entrant est enregistré.
Le système d'entrepôt peut varier, mais le bon de réception peut comporter les éléments suivants :
- numéro de suivi d'un colis national ;
- date d'arrivée ;
- nombre de cartons ;
- référence client ;
- référence du fournisseur ou de la commande ;
- état visible de l'emballage extérieur ;
- le poids ou les dimensions, le cas échéant.
Cette étape du processus de réception des marchandises dans l'entrepôt chinois peut sembler banale, mais elle permet d'éviter des problèmes par la suite.
Un colis physique doit être associé à un dossier numérique ou interne avant que le personnel de l'entrepôt puisse le photographier en toute confiance, le regrouper avec d'autres commandes ou le préparer pour une expédition à l'international.
Ce même principe d'identification est utilisé dans tous les systèmes logistiques professionnels. Le Guide relatif aux étiquettes logistiques GS1 explique comment l'identification unique permet de relier les unités logistiques physiques aux données d'expédition et facilite des processus tels que le suivi et la réception automatisée.
Pour la réexpédition de colis, l'entrepôt peut utiliser un système interne plus simple plutôt que les identifiants industriels GS1, mais le principe de fonctionnement reste le même :
Si un colis ne peut pas être identifié correctement, il ne peut pas être traité de manière fiable.
Pourquoi les numéros de suivi nationaux sont-ils importants lorsqu'on achète auprès de plusieurs fournisseurs ?
Cela revêt une importance particulière lorsque plusieurs vendeurs chinois sont impliqués.
Imaginons que vous passiez trois commandes :
- Le fournisseur A envoie deux cartons.
- Le fournisseur B envoie un colis.
- Le fournisseur C envoie trois cartons.
Vous avez passé trois commandes, mais l'entrepôt en Chine a reçu six colis.
C'est courant.
Un fournisseur peut fractionner une commande importante. Un autre peut expédier des produits depuis deux entrepôts différents. Un troisième peut envoyer d'abord le stock disponible, puis le reste de la commande ultérieurement.
Si vous activez les livraisons à l'international après l'arrivée des premiers colis, vous risquez d'oublier accidentellement une partie de la commande.
Une meilleure approche consiste à tenir à jour une simple liste des numéros de suivi nationaux attendus et à la comparer au statut de réception de l'entrepôt avant de demander un regroupement.
Pour les acheteurs qui ont recours à un service de réexpédition depuis la Chine, c'est l'une des raisons pratiques pour lesquelles la réception en entrepôt apporte une valeur ajoutée. Il est ainsi possible d'organiser plusieurs livraisons nationales indépendantes les unes des autres avant qu'elles ne se transforment en un envoi international coûteux.
Un entrepôt de réexpédition en Chine ouvre-t-il chaque colis ?
Non.
Recevoir un colis et l'ouvrir, ce n'est pas la même chose.
Certains colis peuvent rester scellés, sauf si le client demande des photos, une inspection, un reconditionnement, un regroupement ou tout autre service nécessitant l'ouverture de l'emballage du vendeur.
Si une demande d'ouverture est formulée, le personnel de l'entrepôt pourra peut-être confirmer des informations simples telles que :
- type général de produit ;
- quantité visible ;
- différences manifestes de couleur ou de modèle ;
- rayures ou dommages visibles ;
- état de l'emballage d'origine ;
- si le colis semble correspondre à la commande attendue ;
- si des emballages extérieurs superflus prennent de la place.
Des photos ou une courte vidéo peuvent ensuite être envoyées à l'acheteur avant que les marchandises ne poursuivent leur acheminement.
Cela s'avère particulièrement utile lorsque vous achetez des produits auprès d'un vendeur avec lequel vous n'avez encore jamais fait affaire.
Les envois internationaux sont généralement beaucoup plus difficiles à annuler que les envois nationaux en Chine. Si vous constatez qu'un article présente un défaut manifeste alors qu'il se trouve encore à l'entrepôt, cela peut vous donner l'occasion de contacter le vendeur avant de payer les frais d'expédition à l'étranger.
La réception des marchandises en entrepôt n'est pas la même chose que le contrôle qualité des produits
Il s'agit là de l'une des distinctions les plus importantes dans le processus de réception des marchandises dans les entrepôts chinois.
Un contrôle de réception de base permet de détecter les problèmes évidents.
Cela ne remplace pas automatiquement un contrôle qualité professionnel.
Un magasinier peut se rendre compte immédiatement que :
- le carton est arrivé écrasé ;
- le fournisseur a envoyé des produits rouges au lieu de noirs ;
- 10 unités ont été livrées au lieu de 12 ;
- un emballage de vente au détail est fortement endommagé ;
- le produit contenu dans le colis est manifestement différent de celui attendu.
Mais le fait de recevoir normalement ne prouve pas nécessairement :
- composition des matériaux ;
- tolérance dimensionnelle ;
- performances électriques ;
- qualité des composants internes ;
- la régularité de la production sur l'ensemble d'un lot important ;
- authenticité de la certification ;
- conformité technique ;
- performance à long terme du produit.
Par exemple, vérifier qu'une enceinte Bluetooth est de la bonne couleur est une tâche simple à effectuer en entrepôt.
La vérification de la capacité de la batterie, des performances électroniques, des caractéristiques techniques des composants ou des tolérances de fabrication relève d’un autre niveau de contrôle.
Si le produit est sur mesure, de nature technique, coûteux ou commandé en grandes quantités, fournissez une liste de contrôle claire plutôt que de demander à l'entrepôt de “ tout vérifier ”.”
Que devez-vous demander à l'entrepôt de vérifier ?
Les consignes précises donnent généralement de meilleurs résultats que les consignes générales.
Au lieu de :
“ Pourriez-vous vérifier mon colis ? ”
Une requête utile pourrait être :
“ Veuillez vérifier qu’il y a bien 20 appareils noirs, prendre des photos de la zone d’exposition, montrer l’état des emballages de vente et m’indiquer si l’un des appareils présente des dommages extérieurs visibles. ”
Ces informations sont faciles à comprendre et à vérifier.
Pour de nombreux acheteurs qui ont recours à un service de réexpédition de colis, les consignes pratiques de réception comprennent :
- compter les unités visibles ;
- vérifier la couleur ;
- prendre une photo du produit ;
- prendre une photo de l'étiquette du produit ;
- présentent des dommages visibles ;
- vérifier si le vendeur a joint l'accessoire demandé ;
- prendre des photos de l'emballage intérieur et extérieur ;
- Vérifiez s'il est possible de retirer l'emballage d'origine.
Cela rend le processus de réception des colis dans l'entrepôt plus efficace, sans pour autant prétendre que chaque colis entrant fait l'objet d'un contrôle qualité complet en usine.
Pourquoi les photos et les vidéos sont-elles importantes avant qu'un colis ne quitte la Chine ?
Les photos sont utiles car elles permettent de prendre une décision.
Sans confirmation de l'entrepôt, il se peut que vous ne voyiez le produit qu'après la livraison internationale.
À ce stade, le renvoyer à un vendeur chinois peut s'avérer difficile, long ou peu rentable.
Quelques photos de l'entrepôt pourraient aider à répondre à cette question :
- Le vendeur a-t-il envoyé le bon produit ?
- Le carton est-il très abîmé ?
- La quantité est-elle manifestement erronée ?
- Le produit est-il bien emballé ?
- L'emballage d'origine est-il beaucoup plus grand que nécessaire ?
- Est-ce que tous les colis des fournisseurs sont bien arrivés ?
- Faut-il renvoyer les articles avant l'expédition à l'international ?
Toutes les expéditions ne nécessitent pas forcément une séance photo approfondie.
Pour les commandes récurrentes de faible valeur passées auprès d'un fournisseur de confiance, un acheteur peut se contenter d'une simple confirmation de réception.
Dans le cas d'un nouveau fournisseur ou d'une commande d'un montant plus élevé, il peut être judicieux de demander une confirmation plus détaillée sous forme de photo ou de vidéo.
Que se passe-t-il après le processus de réception dans l'entrepôt en Chine ?
Une fois les colis identifiés et l'acheteur satisfait du résultat de la réception, l'expédition peut passer à l'étape suivante.
Pour de nombreux clients, cette étape correspond à la consolidation.
Consolidation des parcelles
Si vous passez commande auprès de plusieurs vendeurs chinois, il se peut que les colis nationaux soient regroupés à l'entrepôt de transit.
Par exemple :
1688 Vendeur A → Entrepôt
Vendeur Taobao B → Entrepôt
Usine C → Entrepôt
Puis :
Réception → Confirmation → Regroupement → Emballage final → Expédition internationale
Un professionnel regroupement des colis Ce service peut faciliter la gestion des livraisons provenant de plusieurs fournisseurs et permettre de réduire le volume d'emballage superflu lorsque le reconditionnement est envisageable.
Cependant, tous les cartons ne doivent pas être automatiquement retirés.
Il peut être utile de conserver les boîtes d'origine, la mousse de protection, les scellés d'usine, les inserts moulés ou tout autre emballage nécessaire à la protection des articles fragiles.
La décision devrait dépendre du produit plutôt que de chercher simplement à réduire au maximum la taille de chaque envoi.
Reconditionnement
Les emballages conçus pour le transport par coursier sur le territoire chinois ne sont pas toujours adaptés à un trajet international plus long.
Une fois la réception et le contrôle effectués, un entrepôt peut être amené à :
- remplacer un carton d'emballage endommagé ;
- se débarrasser des sacs de livraison superflus ;
- ajouter un matériau de protection ;
- renforcer la boîte ;
- séparer les objets fragiles ;
- réduire l'espace inutilisé ;
- regrouper plusieurs colis en un seul envoi.
C'est pourquoi le poids et les dimensions définitifs de l'envoi sont souvent confirmés après le regroupement et le reconditionnement, et non pas dès l'arrivée du premier colis.
Poids et dimensions finaux
Les frais d'expédition à l'international peuvent dépendre à la fois du poids réel et des dimensions du colis.
Un fournisseur peut vous indiquer que le produit pèse 8 kg, mais ce chiffre ne correspond pas nécessairement au poids de l'envoi international final.
Une fois que plusieurs commandes ont été reçues et reconditionnées, l'entrepôt peut être amené à gérer :
- différents cartons ;
- matériaux de protection ;
- emballage retiré ;
- un nouveau carton regroupé ;
- des dimensions finales différentes.
Le colis final est donc plus pertinent pour calculer les frais de livraison internationaux réels.
Cinq problèmes qui retardent souvent la réception des marchandises en entrepôt
La plupart des problèmes de réception sont étonnamment simples.
1. Aucune information de suivi pour les envois nationaux
Le client sait que le fournisseur a expédié la marchandise, mais il ne connaît pas le numéro de suivi correspondant à la commande.
Lorsqu'un colis non identifié arrive, son tri peut prendre plus de temps.
Meilleure approche : recueillir le numéro de suivi auprès de chaque fournisseur avant que le colis n'arrive à l'entrepôt.
2. Le fournisseur utilise une adresse d'entrepôt obsolète ou erronée
Ne partez pas du principe qu'une adresse enregistrée lors d'un ancien envoi est toujours valable.
Les emplacements des entrepôts, les modalités de réception, les itinéraires disponibles et les modalités opérationnelles sont susceptibles de changer.
Meilleure approche : Vérifiez l'adresse actuelle de l'entrepôt en Chine avant de demander au vendeur d'effectuer l'expédition.
3. Une commande est fractionnée en plusieurs colis
Un acheteur attend le numéro de suivi A et part du principe que la commande est terminée.
Le fournisseur a en effet généré les numéros de suivi A, B et C.
Meilleure approche : Demandez combien de colis ont été expédiés, et pas seulement si la commande a été expédiée.
4. La demande d'inspection est trop vague
“ Vérifier la qualité ” peut vouloir dire à peu près n'importe quoi.
Le personnel de l'entrepôt a besoin d'informations objectives qu'il puisse vérifier.
Meilleure approche : Précisez la quantité, la couleur, le modèle, l'emballage, les étiquettes, les accessoires et les dommages visibles.
5. L'expédition à l'international est validée trop tôt
Cela arrive souvent lorsque plusieurs fournisseurs sont impliqués.
Les premiers colis arrivent et l'acheteur demande immédiatement leur expédition, avant de se rendre compte par la suite qu'un autre envoi d'un fournisseur est encore en transit en Chine.
Meilleure approche : Comparez votre liste de suivi prévue avec le registre de réception de l'entrepôt avant de valider l'expédition internationale.
Liste de contrôle pour la réception des marchandises en entrepôt en Chine destinée aux acheteurs étrangers
Avant de demander aux fournisseurs d'expédier leurs marchandises vers un entrepôt de transit en Chine :
- Vérifiez l'adresse actuelle de l'entrepôt.
- Indiquez au transporteur le type de produit que vous expédiez.
- Vérifiez le pays de destination et les options d'expédition disponibles.
- Recueillez les numéros de suivi nationaux auprès de chaque vendeur.
- Demandez si chaque fournisseur a envoyé un colis ou plusieurs.
- Préparez des instructions claires pour la réception ou la vérification.
- Déterminez si vous avez besoin de photos ou de vidéos.
- Si un regroupement est prévu, attendez que tous les colis nécessaires soient arrivés.
- Vérifiez qu’il n’y a pas de problèmes visibles avant l’expédition à l’international.
- Vérifiez l'emballage définitif, le poids, les dimensions et les frais d'expédition.
Un peu d'organisation avant la livraison peut vous éviter bien plus de travail par la suite.
Réception dans un entrepôt en Chine ou expédition directe depuis le fournisseur
L'expédition internationale directe n'est pas toujours une mauvaise option.
Si vous achetez un produit simple auprès d'un fournisseur en qui vous avez déjà confiance, il peut être pratique de le faire expédier directement à l'étranger.
Un entrepôt en Chine s'avère particulièrement utile lorsque vous avez besoin d'un contrôle accru.
| Livraison directe par le fournisseur | Réception en entrepôt en Chine |
|---|---|
| Le fournisseur expédie directement à l'étranger | Le fournisseur expédie ses marchandises vers un entrepôt situé en Chine |
| Visibilité limitée avant l'expédition | Il est possible de demander des photos ou des chèques visibles |
| Les différents fournisseurs expédient leurs commandes séparément | Un même point de réception peut être utilisé par plusieurs fournisseurs |
| C'est le vendeur qui prend la plupart des décisions en matière d'emballage | Un reconditionnement pourrait être possible |
| Des problèmes peuvent survenir après une livraison à l'étranger | Des problèmes évidents peuvent être constatés tant que les marchandises se trouvent encore en Chine |
| La consolidation est difficile | Plusieurs colis peuvent être regroupés lorsque cela est possible |
L'avantage principal ne se résume pas simplement à “ des frais de livraison moins chers ”.”
En Chine, il est judicieux de disposer d'un lieu où les marchandises peuvent être identifiées et triées avant que le transport international ne devienne plus difficile à gérer.
Foire aux questions sur la réception des marchandises dans les entrepôts chinois
Combien de temps dure le processus de réception des marchandises dans l'entrepôt en Chine ?
Pour un colis dont le suivi et les informations client sont clairs, le traitement de base peut généralement commencer peu après la livraison à l'entrepôt. Un délai supplémentaire peut être nécessaire si le colis ne peut pas être identifié, si le vendeur a fractionné l'envoi ou si le client a demandé des photos, une vidéo, une vérification approfondie ou un reconditionnement.
D'après mon suivi, le colis est livré. Cela signifie-t-il que l'entrepôt a traité le colis ?
Pas nécessairement. La livraison par transporteur et la réception au sein de l'entrepôt sont deux opérations distinctes. Une fois que le transporteur a validé la livraison du colis, l'entrepôt peut encore devoir l'identifier, l'enregistrer et le traiter.
Quel numéro de suivi dois-je communiquer à l'entrepôt en Chine ?
Indiquez le numéro de suivi du transporteur national chinois attribué lorsque votre fournisseur expédie les marchandises à l'entrepôt. Si vous avez plusieurs fournisseurs ou plusieurs colis, tenez un registre distinct pour chaque numéro de suivi.
Un entrepôt situé en Chine peut-il recevoir des colis provenant de plusieurs fournisseurs ?
Oui. C'est l'une des raisons les plus courantes pour lesquelles les acheteurs font appel à un entrepôt de transit en Chine. Les colis provenant de différents fournisseurs peuvent y être réceptionnés et identifiés séparément avant d'être regroupés ou expédiés à l'international.
La réception des marchandises dans les entrepôts chinois comprend-elle un contrôle des produits ?
La réception de base peut inclure des contrôles visuels, mais elle ne vaut pas automatiquement une inspection professionnelle du produit. Les essais techniques, les mesures détaillées, le contrôle qualité de la production ou la vérification de la certification doivent être organisés séparément lorsque cela s'avère nécessaire.
L'entrepôt peut-il renvoyer un produit erroné au vendeur chinois ?
Dans certains cas, oui. Si un problème est constaté alors que le colis se trouve encore en Chine, vous pourrez peut-être contacter le vendeur et organiser un retour au niveau national. La possibilité d’un tel retour dépend de la politique de retour du vendeur, de la plateforme de vente, du produit et du statut de la commande.
Que se passe-t-il une fois que mon colis a été réceptionné ?
Une fois le processus de réception terminé dans l'entrepôt en Chine, les marchandises peuvent soit attendre l'arrivée d'autres colis provenant d'autres fournisseurs, soit être acheminées vers la zone de regroupement, soit être reconditionnées, soit faire l'objet d'un pesage et d'un mesurage finaux, puis être préparées pour l'expédition internationale.
Réflexions finales
On a tendance à sous-estimer le processus de réception des marchandises en Chine, car, du point de vue de l'acheteur, la page de suivi peut n'afficher qu'un seul mot : “ livré ”.”
À l'intérieur de l'entrepôt, cette livraison doit encore être transformée en un envoi identifiable.
Le colis doit être attribué au client, enregistré, vérifié conformément aux instructions de l'acheteur, puis acheminé vers l'étape suivante appropriée. Si plusieurs fournisseurs chinois sont impliqués, cette étape permet également de vérifier que toutes les marchandises sont bien arrivées avant que le regroupement ne commence.
C'est là que réside la véritable valeur de la réception des marchandises en entrepôt : un meilleur contrôle tant que les marchandises se trouvent encore en Chine.
Si vous vous approvisionnez auprès de fournisseurs chinois et que vous avez besoin que vos colis soient réceptionnés avant leur expédition à l'international, RepDelivery peut vous aider en assurant la réception dans un entrepôt en Chine, la confirmation par photo et vidéo, le regroupement des colis, le reconditionnement, ainsi que transit de colis internationaux, et fret aérien depuis la Chine. Vérifiez l'adresse de l'entrepôt, le type de produit, le pays de destination et l'itinéraire d'expédition disponible avant de demander à votre fournisseur d'expédier les marchandises.
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