O processo de receção no armazém na China tem início quando uma encomenda nacional de um vendedor chega a um armazém de transbordo e termina quando essa encomenda é identificada, registada, verificada conforme solicitado e está pronta para a próxima etapa do envio. Para os compradores no estrangeiro, este é o momento em que uma entrega nacional normal na China passa a fazer parte de um envio internacional.
Uma página de acompanhamento pode já indicar “entregue”, mas isso não significa que a encomenda esteja pronta para sair da China. O armazém ainda precisa de a associar ao cliente correto, confirmar quantas encomendas chegaram, verificar se existem danos evidentes causados pelo transporte, concluir quaisquer fotografias solicitadas ou verificações básicas e determinar se a mercadoria deve aguardar mais encomendas, ser reembalada, consolidada, devolvida ou preparada para encaminhamento internacional.
Este passo é ainda mais importante quando se compram produtos no 1688, no Taobao, a fábricas chinesas, a agentes de abastecimento ou a vários fornecedores ao mesmo tempo.
Em que consiste o processo de receção no armazém na China?
O processo de receção no armazém da China abrange as etapas operacionais entre a entrega interna na China e o encaminhamento internacional de encomendas.
Em termos simples:
Vendedor → Serviço de entregas nacional chinês → Armazém de transbordo na China → Identificação da encomenda → Verificação na receção → Confirmação do cliente → Consolidação ou reembalagem → Envio internacional
Para um comprador estrangeiro, um armazém na China não é, portanto, apenas um endereço onde alguém recebe uma encomenda.
É um ponto de controlo.
Antes de as suas mercadorias serem enviadas para o estrangeiro, o armazém dá-lhe a oportunidade de identificar o que chegou, comparar com o que esperava, resolver problemas evidentes enquanto as mercadorias ainda se encontram na China e agrupar várias encomendas chinesas numa remessa mais fácil de gerir.
Isso é particularmente útil quando os fornecedores apenas oferecem envios nacionais na China. Os compradores que necessitem deste tipo de serviço podem utilizar um serviço dedicado Recepção no armazém na China solução antes de organizar a entrega no estrangeiro.
O que acontece quando uma encomenda chega a um armazém na China?
Um processo de receção em armazéns chineses bem gerido começa normalmente pela identificação, em vez de se abrir a caixa.
O armazém tem primeiro de responder a uma questão básica:
De quem é esta encomenda?
Só depois disso é que a encomenda pode ser associada ao cliente correto e às instruções de expedição.
1. O número de rastreio nacional corresponde
A maioria dos vendedores na China envia as encomendas para o armazém através de empresas de entregas nacionais, como a SF Express, a ZTO, a YTO, a STO, a Yunda, a JD Logistics ou redes de entregas regionais.
Cada encomenda tem normalmente um número de rastreio nacional chinês.
Esse número é importante porque um armazém pode receber muitas caixas que parecem quase idênticas por fora. Os nomes dos fornecedores, as notas manuscritas ou apenas a embalagem nem sempre são suficientemente fiáveis para identificar um comprador no estrangeiro.
Por exemplo, um comprador pode estar à espera de:
| Fornecedor | Envio doméstico | Situação atual |
|---|---|---|
| Fornecedor A | Acompanhamento A | Recebido |
| Fornecedor B | Rastreio B | Recebido |
| Fornecedor C | Acompanhamento C | Ainda em trânsito |
Se o comprador se limitar a dizer: “A minha encomenda n.º 1688 chegou”, essa informação pode não ser suficiente.
O armazém trabalha com encomendas físicas. Os números de rastreio nacionais ajudam a associar essas encomendas ao registo da encomenda do comprador.
É por isso que deve guardar todos os números de rastreio fornecidos pelo seu fornecedor chinês até que o armazém de transbordo confirme que a encomenda foi recebida e identificada.
2. A encomenda está registada no armazém
Após a identificação, a encomenda recebida é registada.
O sistema de armazém específico pode variar, mas o registo de receção pode incluir:
- número de rastreio de encomendas nacionais;
- data de chegada;
- número de caixas;
- referência de cliente;
- referência do fornecedor ou da encomenda;
- estado visível da embalagem exterior;
- peso ou dimensões, quando necessário.
Esta fase do processo de receção no armazém na China pode parecer rotineira, mas evita problemas mais tarde.
É necessário associar uma caixa física a um registo digital ou interno para que os funcionários do armazém possam fotografá-la com segurança, agrupá-la com outras encomendas ou prepará-la para envio internacional.
O mesmo princípio de identificação é utilizado em todos os sistemas profissionais de logística. O Diretrizes para Etiquetas Logísticas GS1 explica como a identificação única permite associar as unidades logísticas físicas aos dados da remessa e facilita processos como o acompanhamento e a receção automatizada.
No que diz respeito ao encaminhamento de encomendas, o armazém pode utilizar um sistema interno mais simples, em vez dos identificadores industriais GS1, mas o princípio operacional é o mesmo:
Se uma encomenda não puder ser identificada corretamente, não poderá ser processada de forma fiável.
Por que razão os números de rastreio nacionais são importantes quando se compram produtos a vários fornecedores
Isto torna-se ainda mais importante quando estão envolvidos vários vendedores chineses.
Suponha que faça três encomendas:
- O fornecedor A envia duas caixas.
- O fornecedor B envia uma encomenda.
- O fornecedor C envia três caixas.
Fez três encomendas, mas o armazém na China recebeu seis pacotes físicos.
Isto é comum.
Um fornecedor pode dividir uma encomenda de grande volume. Outro pode enviar produtos a partir de dois armazéns diferentes. Um terceiro pode enviar primeiro o stock disponível e a quantidade restante mais tarde.
Se aprovar o envio internacional depois de as primeiras encomendas terem chegado, poderá acidentalmente deixar para trás parte da encomenda.
Uma abordagem mais adequada consiste em manter uma lista simples dos números de rastreio nacionais previstos e compará-la com o estado de receção do armazém antes de solicitar a consolidação.
Para os compradores que recorrem ao serviço de reencaminhamento de encomendas da China, esta é uma das razões práticas pelas quais a receção em armazém acrescenta valor. É possível organizar várias entregas nacionais independentes entre si antes que se transformem numa remessa internacional dispendiosa.
Um armazém de reencaminhamento na China abre todas as encomendas?
N.º.
Receber uma encomenda e abri-la não são a mesma coisa.
Algumas embalagens podem permanecer seladas, a menos que o cliente solicite fotografias, inspeção, reembalagem, agrupamento ou outro serviço que exija a abertura da embalagem do vendedor.
Caso seja solicitada a abertura, o pessoal do armazém poderá confirmar informações simples, tais como:
- tipo geral de produto;
- quantidade visível;
- diferenças evidentes de cor ou modelo;
- arranhões ou danos visíveis;
- estado da embalagem de retalho;
- se a encomenda parece corresponder à encomenda esperada;
- se as embalagens exteriores desnecessárias estão a ocupar espaço.
Podem então ser enviadas fotografias ou um pequeno vídeo ao comprador antes de a mercadoria seguir viagem.
Isto é especialmente útil quando se compram produtos a um vendedor com quem ainda não se fez negócios anteriormente.
As remessas internacionais são, normalmente, muito mais difíceis de anular do que as remessas nacionais na China. Se detetar um artigo manifestamente errado enquanto este ainda se encontra no armazém, poderá ter a oportunidade de contactar o vendedor antes de pagar o envio para o estrangeiro.
A receção no armazém não é o mesmo que a inspeção do produto
Esta é uma das distinções mais importantes no processo de receção de mercadorias no armazém na China.
Uma verificação básica pode detetar problemas evidentes.
Isso não substitui automaticamente o controlo de qualidade profissional.
Um trabalhador de armazém poderá perceber imediatamente que:
- a caixa chegou amassada;
- o fornecedor enviou produtos vermelhos em vez de pretos;
- Chegaram 10 unidades visíveis em vez de 12;
- uma embalagem de retalho está muito danificada;
- O produto que se encontra na encomenda é claramente diferente do artigo esperado.
Mas o facto de ser aceite como normal não significa necessariamente que:
- composição do material;
- tolerância dimensional;
- desempenho elétrico;
- qualidade dos componentes internos;
- consistência da produção ao longo de um lote de grande dimensão;
- autenticidade da certificação;
- conformidade técnica;
- desempenho do produto a longo prazo.
Por exemplo, verificar se um altifalante Bluetooth tem a cor correta é uma tarefa simples de armazém.
A verificação da capacidade da bateria, do desempenho eletrónico, das especificações dos componentes ou das tolerâncias de produção constitui um nível diferente de inspeção.
Se o produto for personalizado, de natureza técnica, dispendioso ou estiver a ser encomendado em grandes quantidades, forneça uma lista de verificação clara, em vez de pedir ao armazém para “verificar tudo”.”
O que deve pedir ao armazém para verificar?
As instruções específicas costumam produzir melhores resultados do que as instruções gerais.
Em vez de:
“Por favor, verifique a minha encomenda.”
Um pedido útil poderia ser:
“Por favor, confirme se existem 20 unidades pretas, tire fotografias da área de exposição, mostre o estado das caixas de venda ao público e informe-me se alguma unidade apresentar danos externos evidentes.”
Esses detalhes são fáceis de compreender e verificar.
Para muitos compradores que recorrem a serviços de reencaminhamento de encomendas, as instruções práticas para a receção incluem:
- contar as unidades visíveis;
- confirmar a cor;
- tirar uma fotografia do produto;
- tirar uma fotografia do rótulo do produto;
- apresentam danos visíveis;
- verificar se o vendedor incluiu o acessório solicitado;
- fotografar a embalagem interior e exterior;
- Confirme se a embalagem original pode ser removida.
Isto torna o processo de receção de encomendas no armazém mais eficiente, sem dar a entender que todas as encomendas recebidas sejam submetidas a uma inspeção completa de controlo de qualidade na fábrica.
Por que razão as fotografias e os vídeos são importantes antes de uma encomenda sair da China
As fotografias são úteis porque criam um ponto de decisão.
Sem a confirmação do armazém, a próxima vez que vir o produto poderá ser só após a entrega internacional.
Nessa altura, devolver o produto a um vendedor chinês pode ser difícil, demorado ou pouco económico.
Algumas fotografias do armazém podem ajudar a responder a essa pergunta:
- O vendedor enviou o produto certo?
- A caixa está muito danificada?
- A quantidade está claramente errada?
- O produto está embalado de forma segura?
- A embalagem original é muito maior do que o necessário?
- Já chegaram todas as encomendas dos fornecedores?
- A mercadoria deve ser devolvida antes do envio internacional?
Nem todas as remessas requerem uma sessão fotográfica exaustiva.
No caso de encomendas de baixo valor e recorrentes provenientes de um fornecedor de confiança, o comprador poderá precisar apenas de uma confirmação de receção.
No caso de um novo fornecedor ou de uma encomenda de valor mais elevado, pode valer a pena solicitar uma confirmação mais detalhada através de fotografias ou vídeos.
O que acontece após o processo de receção no armazém na China?
Assim que as encomendas tiverem sido identificadas e o comprador estiver satisfeito com o resultado da receção, a remessa pode passar para a fase seguinte.
Para muitos clientes, essa fase é a consolidação.
Agrupamento de encomendas
Se fizer encomendas a vários vendedores chineses, as encomendas nacionais separadas poderão ser agrupadas no armazém de transbordo.
Por exemplo:
1688 Vendedor A → Armazém
Vendedor B do Taobao → Armazém
Fábrica C → Armazém
Então:
Recebimento → Confirmação → Consolidação → Embalagem final → Envio internacional
Um profissional agrupamento de encomendas Este serviço pode facilitar a gestão de várias remessas de fornecedores e pode reduzir o volume desnecessário de embalagens, sempre que for adequado proceder a um reempacotamento.
No entanto, nem todas as caixas devem ser automaticamente retiradas.
Pode valer a pena guardar as caixas originais de venda a retalho, a espuma protetora, os selos de fábrica, os suportes moldados ou as embalagens necessárias para artigos frágeis.
A decisão deve depender do produto, em vez de se procurar simplesmente tornar cada envio o mais pequeno possível.
Reembalagem
As embalagens concebidas para o transporte por serviços de correio no mercado interno chinês nem sempre são adequadas para uma viagem internacional mais longa.
Após a receção e a inspeção, um armazém poderá ter de:
- substituir uma embalagem exterior danificada;
- retirar os sacos de correio em excesso;
- adicionar material de proteção;
- reforçar a caixa;
- separar os artigos frágeis;
- reduzir o espaço não utilizado;
- preparar várias encomendas como uma única remessa.
É por isso que o peso e as dimensões finais da remessa são frequentemente confirmados após a consolidação e o reembalamento, e não imediatamente após a chegada da primeira encomenda.
Peso e dimensões finais
Os custos de envio internacional podem depender tanto do peso real como das dimensões da encomenda.
Um fornecedor pode dizer-lhe que o produto pesa 8 kg, mas esse valor não representa necessariamente o peso final da remessa internacional.
Depois de várias encomendas terem sido recebidas e reembaladas, o armazém poderá ter de lidar com:
- caixas diferentes;
- materiais de proteção;
- embalagem removida;
- uma nova caixa consolidada;
- dimensões finais diferentes.
A remessa final embalada é, por isso, mais útil para calcular os custos reais de envio internacional.
Cinco problemas que costumam atrasar a receção no armazém
A maioria dos problemas de receção é surpreendentemente simples.
1. Não há informações de rastreio de envios nacionais
O cliente sabe que o fornecedor enviou a mercadoria, mas não sabe qual é o número de remessa associado à encomenda.
Quando chega uma caixa não identificada, a identificação da mesma pode demorar mais tempo.
Melhor abordagem: recolher o número de seguimento de cada fornecedor antes de a encomenda chegar ao armazém.
2. O fornecedor utiliza um endereço de armazém desatualizado ou incorreto
Não presuma que um endereço guardado de uma remessa anterior ainda esteja correto.
A localização dos armazéns, os detalhes relativos à receção, os percursos disponíveis e as disposições operacionais podem sofrer alterações.
Melhor abordagem: Confirme a morada atual do armazém na China antes de pedir ao vendedor para efetuar o envio.
3. Uma encomenda é dividida em várias remessas
Um comprador aguarda o número de rastreio A e parte do princípio de que a encomenda está concluída.
Na verdade, o fornecedor criou os números de rastreio A, B e C.
Melhor abordagem: pergunte quantas encomendas foram enviadas, e não apenas se a encomenda foi enviada.
4. O pedido de inspeção é demasiado vago
“Verificar a qualidade” pode significar praticamente qualquer coisa.
Os funcionários do armazém precisam de informações objetivas que possam verificar.
Melhor abordagem: Especifique a quantidade, a cor, o modelo, a embalagem, as etiquetas, os acessórios e os danos visíveis.
5. O envio internacional é aprovado demasiado cedo
Isto acontece frequentemente quando estão envolvidos vários fornecedores.
Chegam as primeiras encomendas e o comprador solicita imediatamente o envio, mas descobre mais tarde que uma remessa de outro fornecedor ainda se encontra em trânsito na China.
Melhor abordagem: Compare a sua lista de rastreio prevista com o registo de receção do armazém antes de aprovar o envio internacional.
Lista de verificação para a receção em armazém na China destinada a compradores estrangeiros
Antes de pedir aos fornecedores que enviem mercadorias para um armazém de transbordo na China:
- Confirme a morada atual do armazém.
- Informe ao transitário que tipo de produto vai enviar.
- Confirme o país de destino e a rota de envio disponível.
- Recolha os números de rastreio nacionais de cada vendedor.
- Pergunte se cada fornecedor enviou uma encomenda ou várias.
- Elabore instruções claras para a receção ou verificação.
- Decida se precisa de fotografias ou de vídeo.
- Se estiver prevista uma consolidação, aguarde a chegada de todas as encomendas necessárias.
- Verifique se existem problemas visíveis antes do envio internacional.
- Confirme a embalagem final, o peso, as dimensões e os custos de envio.
Um pouco de organização antes da entrega pode evitar muito mais trabalho mais tarde.
Recepção no armazém na China vs. envio direto do fornecedor
O envio internacional direto nem sempre é uma má opção.
Se estiver a comprar um produto simples a um fornecedor em quem já confia, pode ser conveniente enviá-lo diretamente para o estrangeiro.
Um armazém na China torna-se mais útil quando é necessário um controlo adicional.
| Envio direto pelo fornecedor | China Receção em armazém |
|---|---|
| O fornecedor envia diretamente para o estrangeiro | O fornecedor faz envios nacionais para um armazém na China |
| Visibilidade limitada antes do envio | Podem ser solicitadas fotografias ou verificações visuais |
| Os diferentes fornecedores enviam as encomendas separadamente | Vários fornecedores podem utilizar um único ponto de receção |
| O vendedor controla a maioria das decisões relativas à embalagem | Pode ser possível reembalar |
| Podem surgir problemas após a entrega no estrangeiro | Podem surgir problemas evidentes enquanto as mercadorias permanecerem na China |
| A consolidação é difícil | É possível agrupar várias encomendas, quando for adequado |
A principal vantagem não é simplesmente “envio mais barato”.”
Na China, faz sentido dispor de um ponto onde as mercadorias possam ser identificadas e organizadas antes de o transporte internacional se tornar mais difícil de alterar.
Perguntas frequentes sobre a receção de mercadorias no armazém na China
Quanto tempo demora o processo de receção no armazém da China?
No caso de uma encomenda com informações claras de rastreio e de cliente, o processo básico de receção pode, normalmente, ter início logo após a entrega no armazém. Pode ser necessário mais tempo se a encomenda não puder ser identificada, se o vendedor tiver dividido a remessa ou se o cliente tiver solicitado fotografias, vídeos, uma verificação detalhada ou uma nova embalagem.
O meu número de rastreio indica que a encomenda foi entregue. Isso significa que o armazém já processou a encomenda?
Não necessariamente. A entrega pelo serviço de correio e a receção no armazém interno são dois processos distintos. Depois de o serviço de correio ter assinalado a encomenda como entregue, o armazém pode ainda ter de a identificar, registar e processar.
Que número de rastreio devo fornecer ao armazém na China?
Indique o número de rastreio do serviço de entregas interno da China, emitido quando o seu fornecedor enviar a mercadoria para o armazém. Se tiver vários fornecedores ou várias encomendas, mantenha um registo separado para cada número de rastreio.
Um armazém na China pode receber encomendas de vários fornecedores?
Sim. Esta é uma das razões mais comuns pelas quais os compradores recorrem a um armazém de expedição na China. As encomendas provenientes de diferentes fornecedores podem ser recebidas e identificadas separadamente antes da consolidação ou da expedição internacional.
A receção de mercadorias nos armazéns da China inclui a inspeção dos produtos?
A receção básica pode incluir verificações visuais, mas não equivale automaticamente a uma inspeção profissional do produto. Os ensaios técnicos, as medições detalhadas, o controlo de qualidade da produção ou a verificação da certificação devem ser organizados separadamente, quando necessário.
O armazém pode devolver um produto errado ao vendedor chinês?
Em alguns casos, sim. Se for detetado algum problema enquanto a encomenda ainda se encontrar na China, poderá contactar o vendedor e organizar uma devolução no país de origem. A possibilidade de o fazer depende da política de devoluções do vendedor, da plataforma de vendas, do produto e do estado da encomenda.
O que acontece depois de a minha encomenda ser recebida?
Após a conclusão do processo de receção no armazém da China, as mercadorias podem ficar à espera de outras encomendas de fornecedores, ser encaminhadas para a consolidação, ser reembaladas, ser submetidas a medições finais de peso e dimensões e, por fim, ser preparadas para o envio internacional.
Considerações finais
É fácil subestimar o processo de receção no armazém na China porque, do ponto de vista do comprador, a página de acompanhamento pode mostrar apenas uma palavra: “entregue”.”
No interior do armazém, essa entrega ainda tem de se tornar uma remessa identificável.
A encomenda tem de ser identificada como pertencente ao cliente, registada, verificada de acordo com as instruções do comprador e encaminhada para a etapa seguinte adequada. Caso estejam envolvidos vários fornecedores chineses, esta fase também ajuda a confirmar se tudo chegou efetivamente antes do início da consolidação.
Esse é o verdadeiro valor da receção de mercadorias no armazém: maior controlo enquanto as mercadorias ainda se encontram na China.
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