El proceso de recepción en el almacén de China comienza cuando un paquete nacional de un vendedor llega a un almacén de distribución y finaliza cuando dicho paquete ha sido identificado, registrado, comprobado según lo solicitado y está listo para la siguiente fase del envío. Para los compradores extranjeros, este es el momento en el que una entrega nacional china habitual pasa a formar parte de un envío internacional.
Es posible que en la página de seguimiento ya aparezca la indicación “entregado”, pero eso no significa que el paquete esté listo para salir de China. El almacén aún tiene que asignarlo al cliente correcto, confirmar cuántos paquetes han llegado, comprobar si hay daños evidentes causados por el transporte, realizar las fotografías solicitadas o las comprobaciones básicas, y determinar si la mercancía debe esperar a que lleguen más pedidos, volver a empaquetarse, consolidarse, devolverse o prepararse para su envío internacional.
Este paso cobra aún más importancia cuando se compra en 1688, Taobao, fábricas chinas, a través de agentes de abastecimiento o a varios proveedores a la vez.
¿En qué consiste el proceso de recepción en los almacenes de China?
El proceso de recepción en el almacén de China abarca las etapas operativas que tienen lugar entre la entrega nacional en China y el envío internacional de paquetes.
En pocas palabras:
Vendedor → Servicio de mensajería nacional chino → Almacén de distribución en China → Identificación del paquete → Comprobación de recepción → Confirmación del cliente → Consolidación o reempaquetado → Envío internacional
Por lo tanto, para un comprador extranjero, un almacén en China no es simplemente una dirección en la que alguien firma la recepción de una caja.
Es un punto de control.
Antes de que tus mercancías salgan al extranjero, el almacén te ofrece la oportunidad de comprobar qué ha llegado, compararlo con lo que esperabas, resolver los problemas evidentes mientras las mercancías aún se encuentran en China y agrupar varios pedidos chinos en un envío más fácil de gestionar.
Esto resulta especialmente útil cuando los proveedores solo ofrecen envíos nacionales dentro de China. Los compradores que necesiten este tipo de servicio pueden utilizar un servicio específico Recepción de mercancías en el almacén de China solución antes de organizar el envío al extranjero.
¿Qué ocurre cuando un paquete llega a un almacén en China?
Un proceso de recepción en un almacén chino bien gestionado suele comenzar por la identificación, en lugar de por abrir la caja.
El almacén debe responder primero a una pregunta básica:
¿De quién es este paquete?
Solo entonces se podrá asociar el paquete al cliente correspondiente y a las instrucciones de envío adecuadas.
1. El número de seguimiento nacional coincide
La mayoría de los vendedores de China envían sus productos al almacén a través de empresas de mensajería nacionales, como SF Express, ZTO, YTO, STO, Yunda, JD Logistics o redes de reparto regionales.
Cada paquete suele tener un número de seguimiento nacional chino.
Esa cifra es importante porque un almacén puede recibir muchas cajas que, desde fuera, parecen casi idénticas. Los nombres de los proveedores, las notas escritas a mano o el embalaje por sí solos no siempre son lo suficientemente fiables como para identificar a un comprador extranjero.
Por ejemplo, un comprador puede estar esperando:
| Proveedor | Paquete nacional | Situación actual |
|---|---|---|
| Proveedor A | Seguimiento A | Recibido |
| Proveedor B | Seguimiento B | Recibido |
| Proveedor C | Seguimiento C | Todavía en tránsito |
Si el comprador se limita a decir: “Me ha llegado mi pedido 1688”, puede que esa información no sea suficiente.
El almacén gestiona paquetes físicos. Los números de seguimiento nacionales permiten vincular esos paquetes con el registro del pedido del comprador.
Por eso debes conservar todos los números de seguimiento que te facilite tu proveedor chino hasta que el almacén de distribución confirme que se ha recibido e identificado el paquete.
2. El paquete está registrado en el almacén
Una vez identificado, se registra el paquete recibido.
El sistema de almacén concreto puede variar, pero el registro de entrada puede incluir:
- número de seguimiento de un envío nacional;
- fecha de llegada;
- número de cajas;
- referencia de cliente;
- referencia del proveedor o del pedido;
- estado visible del embalaje exterior;
- peso o dimensiones, cuando sea necesario.
Esta parte del proceso de recepción en el almacén de China puede parecer rutinaria, pero evita problemas más adelante.
Es necesario vincular una caja física a un registro digital o interno para que el personal del almacén pueda fotografiarla con total seguridad, agruparla con otros pedidos o prepararla para su envío internacional.
En todos los sistemas logísticos profesionales se aplica el mismo principio de identificación. El Guía de etiquetas logísticas de GS1 explica cómo la identificación única permite vincular las unidades logísticas físicas con los datos del envío y facilita procesos como el seguimiento y la recepción automatizada.
Para el reenvío de paquetes, el almacén puede utilizar un sistema interno más sencillo en lugar de los identificadores industriales GS1, pero el principio operativo es el mismo:
Si un paquete no se puede identificar correctamente, no se puede tramitar de forma fiable.
Por qué son importantes los números de seguimiento nacionales al comprar a varios proveedores
Esto cobra mayor importancia cuando intervienen varios vendedores chinos.
Supongamos que realizas tres pedidos:
- El proveedor A envía dos cajas.
- El proveedor B envía un paquete.
- El proveedor C envía tres cajas.
Has realizado tres pedidos, pero el almacén de China ha recibido seis paquetes físicos.
Esto es habitual.
Un proveedor puede dividir un pedido grande. Otro puede enviar productos desde dos almacenes diferentes. Un tercero puede enviar primero las existencias disponibles y el resto más tarde.
Si autorizas el envío internacional después de que lleguen los primeros paquetes, es posible que, sin darte cuenta, te quedes sin parte del pedido.
Una estrategia más adecuada consiste en llevar una lista sencilla de los números de seguimiento nacionales previstos y compararla con el estado de recepción del almacén antes de solicitar la agrupación de envíos.
Para los compradores que utilizan servicios de reenvío de paquetes desde China, esta es una de las razones prácticas por las que la recepción en almacén aporta un valor añadido. Se pueden organizar varias entregas nacionales independientes antes de que se conviertan en un costoso envío internacional.
¿Un almacén de reenvío en China abre todos los paquetes?
No.
Recibir un paquete y abrirlo no es lo mismo.
Es posible que algunos paquetes permanezcan precintados, salvo que el cliente solicite fotografías, una inspección, un reempaquetado, una agrupación de envíos u otro servicio que requiera abrir el embalaje del vendedor.
Si se solicita la apertura, es posible que el personal del almacén pueda confirmar datos sencillos como:
- tipo general de producto;
- cantidad visible;
- diferencias evidentes de color o modelo;
- arañazos o daños visibles;
- estado de la caja de venta al público;
- si el paquete parece coincidir con el pedido esperado;
- si el embalaje exterior innecesario está ocupando espacio.
A continuación, se pueden enviar fotos o un breve vídeo al comprador antes de que la mercancía siga su camino.
Esto resulta especialmente útil a la hora de comprar productos a un vendedor con el que no hayas comprado antes.
Los envíos internacionales suelen ser mucho más difíciles de anular que los envíos nacionales dentro de China. Si detectas un artículo claramente defectuoso mientras aún se encuentra en el almacén, es posible que tengas la oportunidad de ponerte en contacto con el vendedor antes de pagar los gastos de envío al extranjero.
La recepción en el almacén no es lo mismo que la inspección de productos
Esta es una de las diferencias más importantes en el proceso de recepción de mercancías en los almacenes de China.
Una revisión básica puede detectar problemas evidentes.
Esto no sustituye automáticamente al control de calidad profesional.
Un trabajador de almacén puede darse cuenta de inmediato de que:
- la caja llegó aplastada;
- el proveedor envió productos rojos en lugar de negros;
- Llegaron 10 unidades visibles en lugar de 12;
- una caja de venta al por menor está muy dañada;
- El producto que figura en el paquete es claramente diferente del artículo esperado.
Pero el hecho de que se acepte como algo normal no significa necesariamente que:
- composición del material;
- tolerancia dimensional;
- rendimiento eléctrico;
- calidad de los componentes internos;
- la uniformidad de la producción en un lote de gran tamaño;
- autenticidad de la certificación;
- cumplimiento técnico;
- rendimiento del producto a largo plazo.
Por ejemplo, comprobar que un altavoz Bluetooth sea del color correcto es una tarea sencilla de almacén.
La verificación de la capacidad de la batería, el rendimiento electrónico, las especificaciones de los componentes o las tolerancias de fabricación constituye un nivel de inspección distinto.
Si el producto es a medida, de carácter técnico, caro o se ha pedido en grandes cantidades, facilita una lista de comprobación clara en lugar de pedir al almacén que “lo compruebe todo”.”
¿Qué debes pedirle al almacén que compruebe?
Las instrucciones específicas suelen dar mejores resultados que las generales.
En lugar de:
“Por favor, comprueba mi paquete”.”
Una solicitud útil podría ser:
“Por favor, confirma que hay 20 unidades negras, haz fotos de la zona de exposición, muestra el estado de las cajas de venta al público y dime si alguna unidad presenta daños externos evidentes”.”
Esos detalles son fáciles de entender y verificar.
Para muchos compradores que utilizan servicios de reenvío de paquetes, las instrucciones prácticas para la recepción incluyen:
- cuenta las unidades visibles;
- confirmar el color;
- hacer una foto del producto;
- haz una foto de la etiqueta del producto;
- presentan daños visibles;
- comprueba si el vendedor ha incluido el accesorio solicitado;
- fotografiar el embalaje interior y el exterior;
- Comprueba si se puede retirar el embalaje original.
Esto hace que el proceso de recepción de paquetes en el almacén resulte más útil, sin dar a entender que cada paquete que llega se somete a una inspección completa de control de calidad de fábrica.
Por qué son importantes las fotos y los vídeos antes de que un paquete salga de China
Las fotos son útiles porque sirven para tomar una decisión.
Sin la confirmación del almacén, es posible que la próxima vez que veas el producto sea tras la entrega internacional.
Para entonces, devolverlo a un vendedor chino puede resultar complicado, lento o poco rentable.
Quizá unas cuantas fotos del almacén ayuden a responder a esta pregunta:
- ¿Ha enviado el vendedor el producto correcto?
- ¿Está la caja muy estropeada?
- ¿Es evidente que la cantidad es errónea?
- ¿Está el producto bien embalado?
- ¿El embalaje original es mucho más grande de lo necesario?
- ¿Han llegado ya todos los paquetes de los proveedores?
- ¿Se deben devolver los productos antes del envío internacional?
No todos los envíos requieren una sesión fotográfica exhaustiva.
En el caso de pedidos recurrentes de bajo valor procedentes de un proveedor de confianza, es posible que el comprador solo necesite una confirmación de recepción.
En el caso de un nuevo proveedor o de un pedido de mayor valor, puede que merezca la pena solicitar una confirmación más detallada mediante fotos o vídeos.
¿Qué ocurre tras el proceso de recepción en el almacén de China?
Una vez identificados los paquetes y siempre que el comprador esté satisfecho con el resultado de la recepción, el envío puede pasar a la siguiente fase.
Para muchos clientes, esa etapa es la consolidación.
Consolidación de parcelas
Si realizas pedidos a varios vendedores chinos, es posible que los paquetes nacionales se agrupen en el almacén de reenvío.
Por ejemplo:
1688 Vendedor A → Almacén
Vendedor B de Taobao → Almacén
Fábrica C → Almacén
Entonces:
Recepción → Confirmación → Consolidación → Embalaje final → Envío internacional
Un profesional agrupación de paquetes Este servicio puede facilitar la gestión de varios envíos de proveedores y puede reducir el volumen innecesario de embalaje cuando sea adecuado volver a embalar los productos.
Sin embargo, no todas las cajas deben retirarse automáticamente.
Puede que merezca la pena conservar las cajas originales de venta al público, la espuma protectora, los precintos de fábrica, los separadores moldeados o cualquier otro embalaje necesario para artículos frágiles.
La decisión debería depender del producto, en lugar de limitarse a intentar que cada envío sea lo más pequeño posible.
Reembalaje
Los embalajes diseñados para el transporte por mensajería nacional en China no siempre son adecuados para un trayecto internacional más largo.
Tras la recepción y la inspección, es posible que un almacén tenga que:
- sustituir una caja exterior dañada;
- eliminar las bolsas de mensajería que sobren;
- añadir material protector;
- reforzar la caja;
- separar los objetos frágiles;
- reducir el espacio no utilizado;
- preparar varios paquetes como un solo envío.
Por eso, el peso y las dimensiones finales del envío suelen confirmarse tras la agrupación y el reempaquetado, y no inmediatamente después de la llegada del primer paquete.
Peso y dimensiones finales
Los gastos de envío internacional pueden depender tanto del peso real como de las dimensiones del paquete.
Es posible que un proveedor te diga que el producto pesa 8 kg, pero esa cifra no tiene por qué corresponder al peso final del envío internacional.
Una vez recibidos y reempaquetados varios pedidos, es posible que el almacén se enfrente a:
- diferentes cajas de cartón;
- materiales de protección;
- sin embalaje;
- una nueva caja de cartón consolidada;
- diferentes dimensiones finales.
Por lo tanto, el envío final empaquetado resulta más útil para calcular los gastos de envío internacional reales.
Cinco problemas que suelen retrasar la recepción de mercancías en el almacén
La mayoría de los problemas de recepción son sorprendentemente sencillos.
1. No hay información sobre el seguimiento de envíos nacionales
El cliente sabe que el proveedor ha enviado la mercancía, pero no sabe qué número de seguimiento corresponde al pedido.
Cuando llega un paquete sin identificar, puede que tarde más tiempo en identificarse.
Un enfoque más adecuado: Recoge el número de seguimiento de cada proveedor antes de que el paquete llegue al almacén.
2. El proveedor utiliza una dirección de almacén antigua o incorrecta
No des por sentado que una dirección guardada de un envío anterior siga siendo correcta.
La ubicación de los almacenes, los detalles de la recepción de mercancías, las rutas disponibles y las disposiciones operativas pueden sufrir cambios.
Un enfoque más adecuado: Confirma la dirección actual del almacén en China antes de pedirle al vendedor que realice el envío.
3. Un pedido se divide en varios envíos
Un comprador espera el número de seguimiento A y da por hecho que el pedido está completo.
De hecho, el proveedor ha generado los números de seguimiento A, B y C.
Un enfoque más adecuado: Pregunta cuántos paquetes se han enviado, no solo si se ha enviado el pedido.
4. La solicitud de inspección es demasiado imprecisa
“Comprueba la calidad” puede significar casi cualquier cosa.
El personal del almacén necesita datos objetivos que pueda verificar.
Un enfoque más adecuado: Indique la cantidad, el color, el modelo, el embalaje, las etiquetas, los accesorios y los daños visibles.
5. El envío internacional se aprueba demasiado pronto
Esto suele ocurrir cuando intervienen varios proveedores.
Llegan los primeros paquetes y el comprador solicita inmediatamente su envío, pero luego descubre que otro envío de otro proveedor aún se encuentra en tránsito por China.
Un enfoque más adecuado: Compara tu lista de seguimiento prevista con el registro de recepción del almacén antes de autorizar el envío internacional.
Lista de comprobación para la recepción de mercancías en el almacén de China destinada a compradores extranjeros
Antes de pedir a los proveedores que envíen la mercancía a un almacén de distribución en China:
- Confirma la dirección actual del almacén.
- Indica al transportista qué tipo de producto vas a enviar.
- Confirma el país de destino y la ruta de envío disponible.
- Recopila los números de seguimiento nacionales de cada vendedor.
- Pregunta si cada proveedor ha enviado un paquete o varios.
- Elabora unas instrucciones claras para la recepción o la comprobación.
- Decide si necesitas fotos o vídeo.
- Si se tiene previsto agrupar los envíos, espera a que lleguen todos los paquetes necesarios.
- Comprueba si hay algún problema visible antes del envío internacional.
- Confirma el embalaje definitivo, el peso, las dimensiones y los gastos de envío.
Un poco de organización antes de la entrega puede ahorrarte mucho más trabajo después.
Recepción en el almacén de China frente al envío directo desde el proveedor
El envío internacional directo no siempre es una mala opción.
Si vas a comprar un solo producto sencillo a un proveedor en el que ya confías, puede que te resulte más cómodo enviarlo directamente al extranjero.
Un almacén en China resulta más útil cuando se necesita un mayor control.
| Envío directo desde el proveedor | Recepción en almacén en China |
|---|---|
| El proveedor realiza los envíos directamente al extranjero | El proveedor realiza envíos nacionales a un almacén en China |
| Visibilidad limitada antes del envío | Se pueden solicitar fotos o comprobaciones visuales |
| Los distintos proveedores realizan los envíos por separado | Varios proveedores pueden utilizar un mismo punto de recepción |
| El vendedor es quien toma la mayoría de las decisiones relativas al embalaje | Es posible que se pueda volver a empaquetar |
| Pueden surgir problemas tras la entrega en el extranjero | Es posible que se detecten problemas evidentes mientras las mercancías permanezcan en China |
| La consolidación es difícil | Se pueden agrupar varios paquetes cuando sea conveniente |
La ventaja principal no es simplemente “un envío más barato”.”
En China resulta útil disponer de un punto en el que se puedan identificar y clasificar las mercancías antes de que el transporte internacional resulte más difícil de modificar.
Preguntas frecuentes sobre la recepción de mercancías en los almacenes de China
¿Cuánto tiempo dura el proceso de recepción en el almacén de China?
En el caso de un paquete con información clara sobre el seguimiento y los datos del cliente, el proceso básico de recepción suele comenzar poco después de la entrega en el almacén. Puede ser necesario más tiempo si no se puede identificar el paquete, si el vendedor ha dividido el envío o si el cliente ha solicitado fotos, vídeos, una comprobación detallada o un reempaquetado.
Según mi seguimiento, el envío está entregado. ¿Significa eso que el almacén ya ha tramitado el paquete?
No necesariamente. La entrega por mensajería y la recepción en el almacén son dos procesos distintos. Una vez que el mensajero ha marcado el paquete como entregado, es posible que el almacén aún tenga que identificarlo, registrarlo y tramitarlo.
¿Qué número de seguimiento debo facilitar al almacén de China?
Indica el número de seguimiento del servicio de mensajería nacional chino que se emite cuando tu proveedor envía la mercancía al almacén. Si tienes varios proveedores o varios paquetes, lleva un registro por separado para cada número de seguimiento.
¿Puede un almacén en China recibir paquetes de varios proveedores?
Sí. Esta es una de las razones más habituales por las que los compradores recurren a un almacén de distribución en China. Los paquetes procedentes de distintos proveedores pueden recibirse e identificarse por separado antes de su consolidación o envío internacional.
¿La recepción en los almacenes de China incluye la inspección de los productos?
La recepción básica puede incluir comprobaciones visuales, pero no equivale automáticamente a una inspección profesional del producto. Las pruebas técnicas, las mediciones detalladas, el control de calidad de la producción o la verificación de la certificación deben organizarse por separado cuando sea necesario.
¿Puede el almacén devolver un producto equivocado al vendedor chino?
En algunos casos, sí. Si se detecta algún problema mientras el paquete aún se encuentra en China, es posible que puedas ponerte en contacto con el vendedor y tramitar una devolución dentro del país. Que esto sea posible depende de la política de devoluciones del vendedor, de la plataforma de venta, del producto y del estado del pedido.
¿Qué ocurre una vez que se ha recibido mi paquete?
Una vez finalizado el proceso de recepción en el almacén de China, la mercancía puede permanecer a la espera de otros paquetes de proveedores, pasar a la fase de consolidación, ser reempaquetada, someterse a las mediciones finales de peso y dimensiones y, a continuación, prepararse para su envío internacional.
Reflexiones finales
Es fácil subestimar el proceso de recepción en el almacén de China porque, desde el punto de vista del comprador, la página de seguimiento puede mostrar solo una palabra: “entregado”.”
Dentro del almacén, esa entrega aún tiene que convertirse en un envío identificable.
El paquete debe asignarse al cliente, registrarse, comprobarse según las instrucciones del comprador y enviarse al siguiente paso correspondiente. Si intervienen varios proveedores chinos, esta fase también permite confirmar si todo ha llegado efectivamente antes de que comience la consolidación.
Ese es el verdadero valor de la recepción de mercancías en el almacén: un mayor control mientras las mercancías aún se encuentran en China.
Si compras a proveedores chinos y necesitas que los paquetes se reciban antes de su envío internacional, RepDelivery puede ayudarte con la recepción en el almacén de China, la confirmación mediante fotos y vídeos, la agrupación de paquetes, el reempaquetado y servicio de reenvío internacional de paquetes, y transporte aéreo desde China. Confirma la dirección del almacén, el tipo de producto, el país de destino y la ruta de envío disponible antes de pedirle a tu proveedor que envíe la mercancía.
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